Si alguna vez ha tenido que decidir entre dos o más situaciones financieras, es posible que haya manipulado alguna hoja de cálculo. Es posible que haya ingresado números diferentes para ver los diferentes resultados. Pero, ¿sabía que puede usar el Administrador de escenarios de Excel solo para eso?

Puede estar decidiendo entre trabajos, proyectos, productos o algo similar donde la diferencia entre ellos es financiera o básicamente numérica. Con Scenario Manager en Microsoft Excel, puede ingresar valores para cada situación diferente, guardarlos y luego cambiar entre ellos con un clic.

Esto puede ayudarlo a pronosticar las finanzas o tomar una decisión basada en los resultados del Administrador de escenarios. Para mostrar de la mejor manera lo útil que puede ser la herramienta, analicemos un ejemplo.

Utilice el Administrador de escenarios en Excel

Para nuestro ejemplo, debemos decidir entre dos trabajos diferentes. El trabajo 1 tiene un salario más bajo pero está más cerca de casa, lo que hace que nuestro costo de combustible sea más bajo. El trabajo 2 paga más, pero está más lejos de casa, lo que hace que nuestro combustible cueste más. Queremos ver qué trabajo nos deja con más dinero al final del mes.

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Agregue los datos de su primer escenario en su hoja. Aquí, tenemos el salario del Trabajo 1 en la celda B2, menos nuestro costo de combustible en la celda B3 y las facturas mensuales y la celda B4. Ingresamos una fórmula simple en la celda B5 que nos muestra la cantidad de dinero que sobra.

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Datos para el primer escenario

Vaya a la pestaña Datos, haga clic en la flecha desplegable Análisis hipotético y elija «Administrador de escenarios».

Análisis hipotético en la pestaña Datos

En la ventana Administrador de escenarios, haga clic en «Agregar» para incluir este primer escenario.

Agregar el primer escenario

Dale un nombre a tu escenario; Usaremos el Trabajo 1.

Luego, seleccione el cuadro de entrada Cambiar celdas. Ingresará o seleccionará las referencias de celda para todas las celdas que planea cambiar para el escenario. Puede ingresar las referencias de celda separadas por comas o mantener presionada la tecla Ctrl (Windows) o Comando (Mac) mientras hace clic en cada una.

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Para nuestro ejemplo, nuestras celdas cambiantes son B2 para el salario y B3 para el costo del combustible. Haga clic en Aceptar.»

Cuadro de detalles del escenario

En el siguiente cuadro emergente, ingrese los valores. Dado que este es el primer escenario y ya ingresó los montos en la hoja, debería ver esos valores en los cuadros correspondientes. Confirme y haga clic en «Aceptar».

Cambio de celdas para un escenario

Luego verá que la ventana Administrador de escenarios muestra su primer escenario. Seleccione «Agregar» para configurar el segundo escenario.

Agrega el segundo escenario

Siga los mismos pasos para dar un nombre al escenario e ingrese a las celdas cambiantes. Las celdas cambiantes probablemente serán las mismas referencias de celda ya que está comparando situaciones. Sin embargo, puede usar celdas diferentes o adicionales a las que se muestran si es necesario. Haga clic en Aceptar.»

Cuadro de detalles del escenario

Ahora, ingrese los valores para el segundo escenario en el cuadro (no en la hoja). Para nuestro ejemplo, ingresamos el salario (B2) y el costo del combustible (B3) para el Trabajo 2. Recuerde, estas son las dos variables que cambian y que estamos comparando. Haga clic en Aceptar.»

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Cambio de celdas para un escenario

Ahora tiene ambos escenarios configurados y debería verlos en la ventana Administrador de escenarios.

Dos escenarios en la ventana del administrador

Ya ve el primer escenario para el Trabajo 1 en la hoja desde que ingresó esos detalles inicialmente. Para ver el segundo escenario, selecciónelo en la ventana y haga clic en «Mostrar».

Verá que su hoja de cálculo se actualiza para mostrar los valores y el cálculo para el segundo escenario.

Mostrando el escenario 2

Para volver a mostrar el primero, selecciónelo en la ventana Administrador de escenarios y haga clic en «Mostrar».

Mostrando el escenario 1

Esto le permite alternar rápida y fácilmente entre los escenarios.

Cuando llegue al que desea mantener en su hoja, asegúrese de que se muestre allí y haga clic en «Cerrar» en la ventana Administrador de escenarios.

Notas sobre el administrador de escenarios

Puede configurar tantos escenarios como desee y cambiar entre ellos de la misma manera. Esto es útil para comparar 3, 5 o 10 situaciones numéricas o financieras diferentes.

Puede usar hasta 32 celdas cambiantes para su escenario. Solo usamos dos en nuestro ejemplo, pero puede ir mucho más allá y realizar muchas comparaciones diferentes.

Para cambiar o eliminar un escenario, abra el Administrador de escenarios, seleccione el escenario y haga clic en «Editar» para realizar cambios o «Eliminar» para eliminarlo.

Para mostrar una comparación en un solo lugar, abra el Administrador de escenarios, haga clic en «Resumen» y marque Resumen de escenario. Verá una nueva pestaña abierta con una buena imagen de su comparación que puede guardar o compartir.

Informe de resumen de escenario

Consejo: Si lo desea, puede seleccionar un informe de tabla dinámica de escenario en lugar de un informe de resumen.

Antes de perder el tiempo intercambiando valores manualmente para encontrar la mejor solución a su situación, asegúrese de consultar el Administrador de escenarios en Excel. ¡Realmente hace que las comparaciones sean muy fáciles!

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